Chức danh:

Quản lý tiệc & Hội nghị, hội thảo

Đơn vị trực thuộc:

Khách sạn Mường Thanh …..

Bộ phận (Ban/Phòng):

Phòng tiệc & hội nghị, hội thảo

Báo cáo cho:

Phó, Trưởng BP

Giám sát trực tiếp:

1. Tóm tắt công việc

-       Quản lý các hoạt động tiệc nhằm đạt được lợi nhuận và sự hài lòng của khách một cách tối đa;

-       Đảm bảo việc đào tạo nhân viên được diễn ra thường xuyên;

-       Đảm bảo phòng tiệc hay phòng hội thảo được thiết lập theo đúng yêu cầu và mong đợi của khách hàng;

-       Tổ chức các buổi họp về sự kiện với nhân viên để thông tin theo lịch trình diễn ra cho từng sự kiện ví dụ: Các thiết lập bàn, ghế, mầu sắc… bàn buffet, quầy trà, bàn lễ tân..vv;

-       Theo dõi và giải quyết từng vấn đề phát sinh trong chuỗi dịch vụ;

-       Cập nhật và nắm vững thông tin về phòng tiệc, những chỉ số cần thiết giúp cho việc thiết lập hệ thống hoàn thiện và trơn tru hơn;

-       Kiểm tra, giám sát các sự kiện và khách hàng quan trọng;

-       Kiểm tra, giám sát dụng cụ, trang thiết bị phục vụ bảo đảm được đáp ứng đầy đủ;

-       Kết hợp chặt chẽ với phòng nhân sự để lập kế hoạch cho việc sử dụng  nhân lực một cách hiệu quả và năng suất;

-       Phân công nhân viên đảm bảo cung cấp tới khách hàng chất lượng dịch vụ cao và nhất quán;

-       Tư vấn khách hàng thiết lập phòng tiệc một các chuyên nghiệp và có tổ chức;

-       Đảm bảo nhân viên tuân thủ quy định, nội qui của công ty liên quan đến sức khỏe, vệ sinh , an toàn, hoặc các yêu cầu tuân thủ khác cũng như các tiêu chuẩn thương hiệu, chính sách và thủ tục của công ty;

-       Xử lý tốt những yêu cầu từ khách thông qua các kênh thông tin;

-       Có khả năng giải quyết vấn đề về nhân viên cũng như với khách hàng;

-       Cùng trưởng/ phó bộ phận ẩm thực xây dựng kế hoạch để đạt được chỉ tiêu được giao.

2. Nhiệm vụ chính

-       Điều hành cuộc họp giao ca đảm bảo những hoạt động của khách sạn, thông tin và yêu cầu của khách sạn được nhân viên biết đến;

-       Giải quyết những vấn đề phát sinh trong ca ví dụ: Thắc mắc hay phàn nàn của khách;

-       Kiểm tra các thủ tục mở và đóng cửa của bộ phận;

-       Kiểm tra các thủ tục thanh toán hóa đơn;

-       Tiến hành các cuộc họp giao ban hiệu quả nhằm phổ biến thông tin, nâng cao dịch vụ, nhận biết khách hàng VIP, kiểm soát chất lượng sản phẩm;

-       Khuyến khích động viên nhân viên để cung cấp dịch vụ tối ưu trong tất cả các ca;

-       Chia sẻ những ý kiến phản ánh từ khách hàng tới từng cá nhân để kịp thời thay đổi thích ứng trong chuỗi dịch vụ;

-       Quản lý, làm chủ những sự kiện đặc biệt;

-       Tiến hành phân tích đối thủ cạnh tranh;

-       Tạo cơ hội cạnh tranh tích cực trong môi trường làm việc;

-       Quản lý và sử dụng dữ liệu khách hàng hiệu quả;

-       Tìm biện pháp tiết kiệm chi phí;

-       Quản lý được chi phí về lương cũng như về đồ ăn, thức uống;

-       Kiểm tra chặt chẽ dự báo tiệc để quản lý;

-       Kiểm tra kho thường xuyên;

-       Quản lý hàng hóa và đảm bảo an toàn;

-       Phân tích số liệu thống kê thực phẩm và nước uống thông qua hệ thống bán hàng;

-       Luôn sẵn sàng để thực hiện các nhiệm vụ được giao trong trường hợp khẩn cấp như hỏa hoạn, mất điện và đe dọa đánh bom;

-       Chịu trách nhiệm thực hiện đào tạo, huấn luyện nhân viên theo chính sách của Tập đoàn. Đảm bảo tiến trình hoạt động của nhân viên;

-       Chịu trách nhiệm 100% về hoạt động của bộ phận.

3. Tuân thủ nội quy, chính sách và thủ tục của công ty

-       Tuân thủ quy định, nội quy của công ty liên quan đến sức khỏe, vệ sinh, an toàn, hoặc các yêu cầu tuân thủ khác cũng như các tiêu chuẩn thương hiệu, chính sách và thủ tục của công ty;

-       Tuân thủ nội quy của công ty và có trách nhiệm nhắc nhở đồng nghiệp cùng làm theo;

-       Tham gia tích cực vào việc đóng góp ý kiến nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ và cải tiến kỹ thuật đảm bảo năng suất lao động;

-       Xây dựng và phát triển mối quan hệ giữa các đồng nghiệp;

-       Tham gia các cuộc họp bàn giao hàng ngày và các cuộc họp khác theo kế hoạch;

-       Tham gia các khóa đào tạo theo kế hoạch.