Chức danh:

Giám sát đặt phòng/Reservation Supervisor

Mã số:

Đơn vị trực thuộc:

Phòng  Kinh Doanh Tập đoàn

Cấp bậc: 8

Bộ phận (Ban/Phòng):

Bộ phận Kinh doanh

Báo cáo cho:

Trưởng bộ phận Kinh doanh khách sạn

1.     QUẢN LÝ HỆ THỐNG ĐẶT PHÒNG

·      Chịu trách nhiệm quản lý hệ thống phòng trong hệ thống. Hàng ngày phải thông báo tới những phòng ban/ cá nhân liên quan về tình trạng phòng trống;

·      Dự báo tình hình phòng trống cho từng giai đoạn (30-60-90 ngày) để phối hợp với phòng Kinh doanh có biện pháp phù hợp đẩy mạnh bán phòng;

·      Chịu trách nhiệm kiểm tra & điều tiết quản lí đặt phòng một cách hiệu quả không để tình trạng hủy không đúng quy định hoặc nhận over book cũng như nỗ lực tạo công suất phòng đạt tối đa để tối đa hóa lợi nhuận;

·      Hỗ trợ nhân viên đặt phòng trong việc email phản hồi khách nhanh chóng, kịp thời;

·      Đảm bảo cập nhật cho nhân viên những văn bản, quy định liên quan đến chính sách tín dụng, chính sách giá áp dụng cho các hãng lữ hành, các công ty đã ký hợp đồng, chính sách giá của các gói khuyến mại hiện có tại khách sạn để đảm bảo mọi đặt phòng đều đúng chính sách giá & dịch vụ;

·      Nắm được thông tin khách VIP, các tài khoản của công ty, tài khoản của các hãng lữ hành, các loại phiếu ưu đãi được chấp nhận sử dụng tại khách sạn, các thủ tục tín dụng áp dụng cho FIT & GIT;

·      Phụ trách việc tiếp nhận &  xử lí các yêu cầu đặt phòng từ khách hàng của các công ty đã ký hợp đồng với khách sạn do NVKD chuyển sang;

·      Cập nhật những văn bản liên quan đến: thay đổi thông tin đặt phòng, hủy phòng, xác nhận đặt phòng hoặc đặt cọc, bảo đảm rằng những văn bản so với chi tiết được lưu trong máy tính phải chính xác.

2.    PHỐI HỢP, XỬ LÝ TIẾP NHẬN CÔNG VIỆC ĐẶT PHÒNG

·      Nắm vững thông tin buồng phòng, trang thiết bị, sơ đồ cấu trúc buồng/tầng, các dịch vụ tại khách sạn để tư vấn đầy đủ cho các đối tác khách hàng;

·      Kiểm tra phòng và cung cấp cho khách hàng về những loại phòng còn trống và giá cả của các phòng còn cho thuê được theo từng phân khúc khách hàng;

·      Đảm bảo nhân viên đặt phòng làm việc chuyên nghiệp & hiệu quả khi cung cấp thông tin cho khách hàng;

·      Hỗ trợ tăng hiệu quả công việc tối đa trong bộ phận;

·      Hỗ trợ sắp xếp và phân loại các hồ sơ booking (Email/Fax…) phục vụ lưu trữ: khách VIP, các công ty corporate, khách đoàn và khách lẻ…

·      Kiểm tra các hồ sơ đặt phòng và danh sách khách VIP & các khách hàng khác sẽ check-in ngày hôm sau, trước khi chuyển cho Bộ phận Tiền sảnh mỗi buổi chiều. Đảm bảo các hồ sơ này đã được cập nhật vào phần mềm hệ thống;

·      Phối hợp chặc chẽ với đồng nghiệp để giải quyết các đặt phòng/ yêu cầu báo giá bị trùng lấp để tránh việc bất đồng đẳng về giá cũng như mâu thuẩn nội bộ.

·      Thực hiện và tham gia các hoạt động khác của khách sạn theo qui định, các chương trình huấn luyện, những buổi họp theo sự phân công của cấp trên.

·      Triển khai những công việc khác của bộ phận theo sự phân công của Trưởng phòng Kinh doanh.

·      Tham gia các cuộc họp của phòng Kinh doanh khi được yêu cầu. Báo cáo tình hình công việc cho Trưởng phòng Kinh doanh hàng tuần vào chiều thứ 7.